Eine zuverlässige Kommunikation ist für Unternehmen und ihre Mitarbeiter ein wichtiger Baustein in der Unternehmensstruktur. Zugleich ist es ein Erfolgsfaktor für die Motivation der Mitarbeiter. Eine transparente und zielführende Kommunikation erlaubt grundlegenden Austausch von Informationen, Wissen und Aufträgen. Das Konzept der Kommunikation besteht auf vier Säulen:

Information – Bei einer Kommunikation ist es wichtig Informationen weiter zu leiten, welche auch relevant sind. Diese Säule ist die Grundvoraussetzung für die anderen drei, da sie erfolgreiche Informationsweitergaben garantiert.

Dialog – Neben dem einseitigen Informationsfluss ist auch der Dialog ein wichtiger Bestand der Kommunikation. Es werden mehrere Parteien in einen Gesprächsfluss miteinbezogen und sind nicht nur passiv beteiligt. Man muss auf Informationen reagieren und Informationen weitergeben. So gestaltet sich ein inhaltlicher Dialog.

Motivation – Die Motivation der Mitarbeiter ist eines der Hauptziele im Unternehmen und das Ergebnis einer erfolgreichen Kommunikation zu und zwischen den Mitarbeitern. Durch transparente und effiziente Kommunikation mit den Mitarbeitern gelingt es Führungskräften die Motivation und Leistung zu steigern, da ein Gemeinschaftsgefühl zu persönlicher Höchstleistung motiviert. Auch wird Wissen weitergegeben und geteilt, so ist ein Verlust dieses Wissens schon unwahrscheinlicher.

Wissenstransfer – Der Wissenstransfer knüpft an die vorherige Säule an. Durch Unternehmensabgänge oder -wechsel besteht das Risiko, dass Wissen nicht vorher mit Kollegen geteilt wurde. So ist ein geregelter Austausch von Informationen sehr wichtig für das Fortbestehen des Unternehmens auch mit unterschiedlicher Besetzung. Zudem können sich Mitarbeiter durch das Teilen von Informationen Anerkennung von Kollegen und Führungspersonen verdienen. Dies fördert wiederum die Motivation und verringert die Mitarbeiterfluktuation.

Instrumente der Kommunikation: 

Diese haben sich in den letzten Jahren von analogen zu digitalen Medien entwickelt. Unter den häufigsten Instrumenten für eine internen Kommunikation sind: Intranet, Newsletter, Chat-/Messaging-Tools und Social Media. Auch Sprache und Zettel sind noch Instrumente, jedoch eher nicht über Abteilungen, welche nicht direkt miteinander zu tun haben. Doch die Auswahl der richtigen Instrumente ist sicher genauso wichtig, wie die Instrumente selbst. In verschiedenen Unternehmen werden verschiedenen Instrumente bevorzugt. Je größer das Unternehmen, desto beliebter ist das Intranet. Hier werden zentral viele wichtige Informationen zur Verfügung gestellt. Ein schneller und direkter Zugang zu Informationen ermöglicht eine Erhöhung der Produktivität der Mitarbeiter und einen reibungslosen “Workflow”. 

Vermeidbare Fehler bei der Kommunikation im Unternehmen:

1. Informationen werden verspätet, kompliziert oder und bruchstückhaft kommuniziert

Durch eine verspätete oder unvollständige Weitergabe von Informationen verlieren Mitarbeiter das Vertrauen in die Kompetenz der Führungspersonen und das Unternehmen.  Auch kann einen Informationsweitergabe an nur einen Teil der Belegschaft ein Gefühl der Ausgrenzung erzeugen. Beide Szenen können durch eine “richtige” Kommunikation verhindert werden.

2.     Mangelnde Wertschätzung in der Kommunikation

Durch fehlende Wertschätzung in der gegenseitigen Kommunikation entsteht ein Motivationsverlust, welcher die Produktivität negativ beeinträchtigt. Durch fehlenden Respekt bzw. Wertschätzung entsteht eine Kluft zwischen Mitarbeitern, welche letzten Endes das Unternehmensklima verschlechtert. 

3.     Falsche Instrumente werden verwendet

Die Richtige Wahl der Kommunikationsinstrumente ist entscheidend und kann leicht Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen haben. Eine große und exakte Informationsübertragung ist nicht via Zettel oder mündlich zu empfehlen. Durch temporären Informationsverlust entstehen Lücken, welche dann weiter kommuniziert werden. So fehlen am Ende wichtige Teile der gesamten Information, welche auf dem Weg verloren gegangen sind. Anders können aber relativ belanglose Informationen auch “übervorsichtig” weitergegeben werden und es entsteht der Eindruck, man vertraut sich selber oder anderen nicht.